Privacyverklaring en gegevensbescherming Praktijk Solide

 

Praktijkadres: Engelwortel 2,  7443 T.J. Nijverdal

Website: www.praktijksolide.nl
KVK-nummer: 57461368
Behandelaar: Marieke Warnawa- ter Haar.

Gebruik van persoonsgegevens 

Praktijk Solide hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om de privacy van u en uw kind(eren) te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Praktijk Solide houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 

 

 De persoonsgegevens van de aangemelde cliënt(en) verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring; 

 Verwerking van persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

 Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van de persoonsgegevens;

 Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is (zoals een beveiligde website en een beveiligd cliëntensysteem);

Wij vragen om de volgende persoonsgegevens via ons contact- en aanmeldformulier op de website, via ons intakegesprek en tijdens een eerste (telefoon)gesprek: geboortedatum van de aangemelde cliënt(en), adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, burgerlijke staat, ouderlijk gezag en uw huisarts en/of andere verwijzer. Deze gegevens gebruiken wij om op verschillende manieren met u te kunnen communiceren en om een inschatting te kunnen maken van uw persoonlijke leefsituatie. Indien u de behandelkosten (gedeeltelijk) zelf betaalt, hebben wij deze persoonsgegevens ook nodig om u een factuur te kunnen sturen.

Behandeldossier 

Wij vragen om gegevens omtrent de gezins- en school/werksituatie van de aangemelde cliënt(en), de hulpvraag van u en het welzijn en de gezondheid van u en uw kind(eren) en andere gezinsleden. We zijn verplicht om een behandeldossier aan te leggen met deze gegevens, op grondslag van de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO). We hebben deze gegevens nodig om bijvoorbeeld een passende behandelmethode te vinden en daarmee goede zorg te kunnen bieden en/ of goed onderzoek te kunnen doen.

Bewaartermijn 

Praktijk Solide bewaart het behandeldossier van de aangemelde cliënt(en) met daarin de persoonsgegevens 20 jaar lang, omdat dit voor de wet vereist is. De wettelijke grondslag (en verplichting) hiervoor is de WGBO. Verder bewaart praktijk Solide facturen met persoonsgegevens (zoals naam, adres, woonplaats, geboortedatum en naam huisarts van de aangemelde cliënt(en) 7 jaar lang, omdat dit voor de Belastingdienst vereist is. Praktijk Solide bewaart tevens persoonsgegevens (zoals naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres) van contactpersonen van andere instellingen en praktijken, om te kunnen communiceren over bedrijfsvoering en administratie. Deze gegevens worden bewaard zolang praktijk Solide actief is als bedrijf. 

Beroepsgeheim

Als behandelaar van praktijk Solide zijn vanuit de beroepscode gebonden aan een beroepsgeheim. Dit betekent dat u open in de behandelkamer kunt spreken en wij alleen met uw uitdrukkelijke toestemming met anderen over de aangemelde cliënt(en) spreken. Soms is inhoudelijk overleg nodig met anderen in het belang van de behandeling, zoals met de huisarts, POH-GGZ, de bedrijfsarts, school/werk of andere instellingen. Wanneer u of uw kind door de huisarts of POH-GGZ is verwezen naar praktijk Solide, wordt, in overleg met u,  na afsluiting van de behandeling ook een korte brief naar de verwijzer verzonden met informatie over het resultaat van de behandeling. De aangemelde cliënt(en) ontvangt vooraf een kopie van deze afsluitende brief ter goedkeuring. Voor deze communicatie met derden geeft u expliciet toestemming door het ondertekenen van een behandelplan of samenwerkingsovereenkomst. Alleen in bijzondere gevallen geeft de wet ons het recht om ook zonder uw toestemming informatie te verstrekken aan derden. In dergelijke gevallen zoeken wij als regel eerst contact met u om deze informatieverstrekking met u te bespreken. 

Binnen praktijk Solide kunnen gegevens over de aangemelde cliënt(en) tevens in intercollegiaal overleg besproken worden ten behoeve van de behandeling. Verder is het soms mogelijk dat een behandelaar de gebruikte behandelmethode of het verloop van een behandeling in supervisie of intervisie bespreekt om de kwaliteit van de behandeling te evalueren. Uiteraard worden de gegevens van de aangemelde cliënt(en) en gezin dan geanonimiseerd. Indien een behandelaar audiovisuele opnamen van een behandelgesprek dient te maken in het kader van een vervolgopleiding, wordt u expliciet gevraagd om hier schriftelijke toestemming voor te geven. Kinderen vanaf 12 jaar beslissen daarover mee en kinderen vanaf 16 jaar mogen daarover zelfstandig beslissen. 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden 

De persoonsgegevens kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo verstrekken wij gegevens aan uw zorgverzekeraar indien u zou willen dat de behandelkosten vergoed worden, zoals hierboven beschreven. Ook maken wij gebruik van een partij voor administratieve en belastingtechnische doeleinden. Tevens kan de leverancier van het digitale cliëntensysteem de persoonsgegevens inzien als er technische problemen zijn met declaraties. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten. 

Rechten omtrent de gegevens 

U (als cliënt bij praktijk Solide) heeft recht op inzage, rectificatie van feitelijke onjuistheden of verwijdering van de persoonsgegevens die we van de aangemelde cliënt(en). Indien u het oneens zou zijn met de inhoudelijke tekst in het behandeldossier, kunt u uw eigen mening laten toevoegen aan het dossier d.m.v. van een verklaring hieromtrent. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers, hoewel dit mogelijk wel gevolgen zou kunnen hebben voor (het vervolg van) het behandeltraject. Verder heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging van de persoonsgegevens naar ons sturen per e-mail naar Marieke@praktijksolide.nl. Een eventueel verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van de persoonsgegevens kunt u ook sturen per e-mail. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Wij zullen vervolgens een afspraak met u maken en ingaan op uw verzoek. Als wij menen dat belangen van anderen, bijvoorbeeld van uw kind(eren), worden geschaad of zwaarder wegen, kunnen wij uw verzoek (gedeeltelijk) afwijzen. Voor meer informatie hierover kunt u zich uiteraard tot ons wenden. De cliënten van Solide hebben sowieso net zoveel informatie als de behandelaren zelf, omdat van de gesprekken een behandelplan en een eindbrief worden gemaakt, die altijd naar de cliënt(en) worden opgestuurd.

Klacht t.a.v. de behandelrelatie of de verwerking van de gegevens 

Mocht u een klacht hebben over de behandelrelatie of de verwerking van de persoonsgegevens van uw kind tot 16 jaar, dan horen we dit graag van u. Wij gaan hierover graag een open gesprek met u aan. Komt u hier niet met ons uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U kunt een beroep doen op onze klachtenregeling. Praktijk Solide hanteert een klachtenregeling bij SCAG, de NVPA en RBCZ. U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u een klacht heeft over de verwerking van de gegevens; dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Wijzigingen in deze privacyverklaring 

We behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Wanneer u deze privacyverklaring regelmatig raadpleegt, bent u van deze wijzigingen op de hoogte. 

Indien u hierover nog vragen heeft, kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

Cookiebeleid

Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestand dat een website via de browser opslaat op uw harde schrijf. In een cookie zit informatie opgeslagen. We onthouden bijvoorbeeld via een cookie wat u eerder gedaan hebt op deze website, zodat u dat bij een volgend bezoek niet opnieuw hoeft te doen.

Waarom gebruiken wij cookies?

Om de website beter te laten functioneren

Om het gebruik van de website makkelijker te maken.

Om te meten of bezoekers makkelijk de gewenste informatie kunnen vinden op onze website.

Welke cookies gebruiken we op deze website?

Permanente cookies Door permanente cookies te gebruiken zorgen we ervoor dat u bepaalde acties niet opnieuw hoeft uit te voeren. We herkennen de voorkeuren die u hebt opgegeven bij een eerder bezoek aan onze website. Zodoende bespaart u tijd en is de website prettiger in gebruik. Permanente cookies kunt u verwijderen via de instellingen van uw browser.

Sessie cookies

Sessie cookies zetten we in tijdens uw bezoek en worden automatisch verwijderd zodra u de browser afsluit. We onthouden welke onderdelen u tijdens een bezoek bekijkt en stemmen daar onze diensten op af.

Google Analytics cookies (wij maken op het moment geen gebruik van Google Analytics)

Via onze website worden cookies geplaatst door Google, als deel van de ‘Analytics-dienst’. Wij gebruiken deze dienst om bezoekersgedrag bij te houden en om rapportages te krijgen over hoe bezoekers onze website gebruiken. Op basis daarvan kunnen we de website vervolgens verbeteren. Het gaat dus niet om het onthouden van persoonsgegevens, maar om het bijhouden van uw handelingen op de website.

Social media cookies (wij maken op het moment geen gebruik van Social media cookies)

Op onze website vindt u buttons waarmee u onze berichten of webpagina’s kunt promoten op social media. Denk aan het ‘liken’ via Facebook of een ‘tweet’ versturen via Twitter. Deze buttons werken via stukjes code die van de social media platformen zelf afkomstig zijn. Via deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. De social media platformen geven in hun privacyverklaring aan wat ze via de cookies met uw gegevens doen.

Recht op inzage, correctie of verwijdering U hebt het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Daarvoor kunt u contact met ons opnemen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u te identificeren.

Inschakelen, uitschakelen en verwijderen van cookies Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser.

Meer informatie over cookies vindt u op de websites van Cookierecht en van

 

Privacyverklaring en gegevensbescherming

Met ingang van 25 mei 2018 geldt in de gehele EU een nieuwe data- en privacywetgeving, General Data Protection Regulation (GDPR).

Deze staat in Nederland bekend als Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De Wet Bescherming persoonsgegevens (WBP) komt hiermee te vervallen.

In het kader van de AVG is deze privacyverklaring en gegevensbescherming op de website geplaatst. Wanneer u in deze praktijk een therapie- of coaching-traject aangaat, verklaart u dat u op de hoogte bent van de tekst op deze pagina, en hiermee akkoord gaat.

 

AVG in deze praktijk – de hoofdlijnen

De therapiepraktijk

In deze praktijk worden door uw therapeut diverse persoonsgegevens van u verwerkt. Deze noodzakelijkheid heeft tot doel om de therapeutische behandeling, dossierverplichting en de financiële afhandeling correct te laten verlopen.

Er worden in principe géén persoonsgegevens of persoonlijke gegevens voor andere doeleinden dan genoemde verwerkt of uitgewisseld met derden.

Uw gegevens zijn goed beveiligd tegen onbevoegde toegang.

Uw gegevens kennen een wettelijk bewaartermijn van 20 jaar.

U als betrokkene

U heeft het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden. Ook heeft u recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).

U bepaalt of en zo ja welke informatie aan derden kan worden doorgegeven

 AVG in deze praktijk – nader uitgewerkt

 Uw persoonsgegevens in de administratie.

 Uw persoonlijke gegevens in een dossier.

 Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.

 Uw gegevens op de nota.

 Privacy in de correspondentie.

 Privacy aan de voordeur.

 Privacy in de wachtkamer.

 Privacy in de spreekkamer.

 Beveiliging digitale gegevens.

 

 Uw persoonsgegevens in onze administratie

Uw therapeut is verplicht om vast te stellen dat de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijke identiteit. Daartoe toont u ons uw ID-kaart, paspoort of rijbewijs.

Om voor (gedeeltelijke) vergoeding door uw ziektekostenverzekering in aanmerking te komen worden er op uw nota uw persoonsgegevens en verzekeringsgegevens vermeld. Dit is de reden waarom wij deze gegevens bij u opvragen.

Uw persoonsgegevens staan in uw dossier (zie punt 2).

Een kopie van elke nota wordt opgeslagen in een beveiligde computer (zie punt 9, beveiliging digitale gegevens), die niet op een netwerk is aangesloten.

 Uw persoonlijke gegevens in een dossier

Uw therapeut is door de beroepsorganisaties, zorgverzekeringen en wetgeving verplicht een registratie en dossier bij te houden van uw persoonsgegevens en uw persoonlijke gegevens.

Dit dossier bevat de digitale aantekeningen (opgeslagen in een beveiligde computer) alsmede de persoonlijke, handgeschreven aantekeningen van elke sessie door de therapeut. De handgeschreven werkaantekeningen worden bewaard in een afsluitbare lade in praktijkruimte van de therapeut. Deze werk-aantekeningen kunnen niet worden ingezien door de cliënt.

Uw dossier kent een wettelijk bewaartermijn van 20 jaar (vanaf de laatste behandeling).

U heeft recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad en dit past binnen “goed hulpverlenerschap”).

Uw therapeut valt onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens, die bij het uitoefenen van het beroep bekend raken. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd. Slechts pas na uw schriftelijke toestemming kunnen bepaalde gegevens met derden gedeeld worden.

U bepaalt zelf of het verstandig is of informatie uit het dossier aan derden kan worden doorgegeven. Over de wenselijkheid daarvan kunt u hulp en advies inwinnen bij uw therapeut.

Er bestaan situaties waarin het beroepsgeheim kan worden doorbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.

 Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.

U rekent elke sessie per keer af. Een betaling met contant geld: uw naam raakt niet bekend. Desgewenst ontvangt u wel een nota voor uw administratie.

Een betaling via een (eenmalige) overschrijving per bank vermeldt uiteraard wél uw naam op onze afschriften en on-line bankgegevens, anders zou niet vast te stellen zijn wie geld heeft overgemaakt. Onze boekhouder kan hierdoor uw (achter-)naam in de financiële administratie tegenkomen. Dit geldt tevens voor de belastingdienst in dit geval.

 Uw gegevens op de nota

Voor elke sessie ontvangt u een nota. Wilt u in aanmerking komen voor een (gedeeltelijke) vergoeding van de behandeling, dan wil uw ziektekostenverzekering een aantal gegevens van u op de nota terugzien wanneer u deze aanlevert. Dat is de reden waarom daarop niet alleen uw naam en adres vermeld staan, maar ook uw geboortedatum, verzekeringsmaatschappij en uw relatienummer. Wanneer u uw nota indient bij uw zorgverzekeraar raakt het vragen van hulp (de verrichting) bekend. De inhoud van de behandeling raakt niet bekend, in het kader van het beroepsgeheim wordt hier niet over gecommuniceerd met de vergoedende instantie.

Wanneer uw werkgever de nota betaalt, dan raakt uw naam en de datum van uw bezoek aan de praktijk bekend, maar ook hier geldt dat op de inhoud van de gesprekken beroepsgeheim rust, en dus nooit opvraagbaar is door de betalende partij.

Een nota voor personal coaching bevat uitsluitend de gegevens die u of uw bedrijf daar op vermeld wilt zien, maar geen inhoudelijke informatie over de behandeling.

U kunt aangeven of u de nota uitgeprint overhandigd wenst te ontvangen, of dat u deze in PDF via de mail wilt ontvangen. In het laatste geval kunt u aangeven of dit per gewone mail kan, of dat u dit via de beveiligde mailbox van de praktijk naar uw beveiligde mailbox wil laten verzenden, al dan niet voorzien van encryptie.

 Privacy in de correspondentie

E-mails over algemene zaken als datum, bevestiging of wijziging van een afspraak kun u mailen naar marieke@praktijksolide.nl.

Wanneer u persoonlijke gegevens naar het standaard mailadres van de praktijk stuurt, dan wordt uw mail met persoonlijke inhoud opgeslagen in uw beveiligde dossier, en uit het mailprogramma (ook online) verwijderd.

Schriftelijke correspondentie via PostNL wordt in de brievenbus van de praktijk ontvangen. Deze wordt geleegd door de praktijkhouder.

 Privacy aan de voordeur

In het kader van de privacy moet u altijd aanbellen. Zo wordt voorkomen dat er onverwacht mensen in de wachtruimte kunnen zitten. De deur wordt altijd door de praktijkhouder geopend. De praktijk zit vast aan de woning. De ingang is aan de zijkant gesitueerd waardoor u niet over het erf hoeft en aanliggende woning niet in het zicht zijn.

 Privacy in de wachtkamer

Wij kunnen niet inschatten of u in de gang of in de wachtkamer iemand tegenkomt die u kent.

Mocht u dit uit oogpunt van uw privacy vervelend vinden, dan kunt u dit bij uw therapeut aangeven. We plannen desgewenst een afspraak in op een tijdstip waarop er geen andere bezoekers in de praktijk zijn.

 Privacy in de spreekkamer

Uw therapeut valt onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens van derden, die iemand bij het uitoefenen van zijn beroep te weten is gekomen. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd.

Soms wordt het beroepsgeheim verbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.

Er worden geen geluids- of video opnames gemaakt in de spreekkamer. Niet door de therapeut, maar ook niet door de cliënt.

 Beveiliging digitale gegevens

Beveiliging website: De website is voorzien van een betaald SSL certificaat (https). Dat wil zeggen, dat mocht u vertrouwelijke informatie over de mail verstuurd, deze versleuteld verstuurd wordt.

Voor het ontvangen van privacy-gevoelige mailberichten is een beveiligde mailbox ingericht met het volgende adres: marieke@praktijksolide.nl

Mocht een cliënt per abuis de persoonlijke informatie naar het standaard mailadres hebben verstuurd, dan wordt deze diezelfde dag opgeslagen in een beveiligd bestand met wachtwoord, en uit het mailprogramma (ook online) verwijderd.

De WiFi verbinding wordt niet gedeeld met cliënten of andere bezoekers. Ook alle apparatuur (computer, scanner, printer) zijn met degelijke wachtwoorden beveiligd.

Er worden in deze praktijk geen digitale beeld- of geluidsopnamen gemaakt of opgeslagen. Niet door de therapeut, maar ook niet door de cliënt. Uitzonderingen zijn eventueel mogelijk, maar dienen schriftelijk vastgelegd te worden in een document met handtekening.

De digitaal opgeslagen dossiers zijn beveiligd met een wachtwoord wat uitsluitend bekend is bij uw therapeut.